Jak napsat e-mail v angličtině

Doba se zrychluje a při psaní e-mailu v angličtině se už nemusíte trápit splněním všech náležitostí, ale i zde platí určitá pravidla, jimiž je dobré se řídit.

Oslovení v angličtině

Angličtina si mnohem více než čeština potrpí na oslovení jménem. Kdykoli tedy jméno příjemce znáte, použijte ho.

• Pokud je váš vztah s příjemcem e-mailu spíše uvolněnější, klidně pozdravte slovem Hello a jeho křestním jménem (Hello Peter).
• Pokud příjemce kontaktujete poprvé nebo byla komunikace vždy formální, volte formuli Dear Mr Jones.
• Píšete-li ženě, zvolte titul Ms. Ten neříká nic o ženině rodinném stavu, což mnoho žen upřednostňuje.
• Někdy ani z celého jména nevydedukujete pohlaví; pak je nejlepší oslovit celým jménem bez titulu: Dear Sam Taylor. Může se stát, že píšete do firmy a nevíte přesně komu. V tom případě je nejlepší anonymní formule Dear Sir or Madam, případně To whomever it may concern. V americkém úzu se nezřídka setkáte s oslovením typu Dear Marketing Department.

Úvodní fráze

• Pokud reagujete na obdržený e-mail, je dobré poděkovat: Thank you for contacting ABC Company. Když odepisujete na odpověď na vlastní předešlý mail, je poděkování opět vhodné: “Thank you for your prompt reply” nebo “Thanks for getting back to me”.
• Když e-mailovou komunikaci teprve zahajujete, je dobré stručně a jasně vyjádřit, proč vlastně píšete: “I am writing to enquire about …”, “I am writing in reference to …” nebo I'm contacting you to apply for the administrative assistant position…“ .
• E-maily by neměly být zbytečně dlouhé, snažte se tedy psát krátké, stručné a srozumitelné věty. Zprávu dělte do jednotlivých tematických odstavců. Ty můžete začít příslovci Firstly, Secondly, Finally.

Buďte zdvořilí, takže v případě, že něco požadujete, formulujte větu vždy "Could you send me / inform me / give…"

Závěr

Ještě než mail svým podpisem ukončíte, nebojte se adresátovi opět poděkovat. Rozhodně nic nezkazíte frázemi jako “Thank you for your patience and cooperation”  nebo “Thank you for your consideration”. Dejte také najevo, že byste rádi zůstali v kontaktu: "If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” nebo “I look forward to hearing from you”.

Příloha

Pokud posíláte přílohu, upozorněte na ni frází: "Attached you will / can find…"

Fráze při loučení

Pokud znáte jméno příjemce, je vhodná zavírací formulka Yours sincerely, za kterou následuje vaše jméno jako podpis. V případě, že je příjemce neznámý, píšeme Yours faithfully. Dalšími vhodnými frázemi jsou Best regards, Cordially nebo Respectfully.

Přijďte si pocvičit profesionální komunikaci v angličtině na kurzy Business English s rodilými mluvčími jazykové školy Tandem.

Autor: Denisa Streublová